Dokumenty i zarządzanie ich obiegami to jedno z podstawowych zadań w ramach codziennej działalności operacyjnej każdej firmy. Współczesne przedsiębiorstwa generują, przyjmują, obsługują i przetwarzają coraz większe ilości danych i dokumentacji, a prawidłowa realizacja zadań z tym związanych za pomocą tradycyjnych metod i narzędzi staje się wręcz niemożliwa. Na szczęście istnieją nowoczesne, innowacyjne narzędzia informatyczne i metody, które ułatwiają firmom codzienną pracę z dokumentacją, czyniąc ją sprawniejszą, szybszą, tańszą i lepiej zorganizowaną pod niemal każdym względem.
Jak elektroniczny obieg dokumentów zmienia zarządzanie firmowym repozytorium i archiwum?
Jednym z podstawowych rozwiązań, które są w stanie wynieść funkcjonowanie firmy na zupełnie nowy, wyższy – zarówno pod względem technologicznym, jak i operacyjnym, biznesowym – poziom jest elektroniczny obieg dokumentów funkcjonujący w oparciu o odpowiedniej klasy system obiegu dokumentów (document workflow). Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, którego zalety docenia coraz więcej firm. Stoi on w zdecydowanej opozycji do tradycyjnej, manualnej metody zarządzania dokumentami papierowymi, która kiedyś była codziennością wszystkich organizacji. Praca wyłącznie w oparciu o papierową dokumentację związana była zazwyczaj nierozłącznie z chaosem, bałaganem, czasochłonnością, niskim poziomem bezpieczeństwa oraz wysokimi kosztami prowadzenia działalności operacyjnej i administracyjnej.
Elektroniczny obieg dokumentów realizowany za pomocą – odpowiedniej jakości, wysoko funkcjonalnego i elastycznego – oprogramowania dla firm eliminuje większość, istotnych problemów związanych z pracą z dokumentami. Całokształt papierowych pism firmy zostaje poddany procesowi digitalizacji, w wyniku którego zostaje przekształcony do postaci elektronicznej. Cyfrowe dokumenty zamiast zajmować fizyczną przestrzeń i wymagać nadzoru, są przechowywane w chmurze lub na serwerach firmy i zabezpieczone za pomocą odgórnie nadanych uprawnień. Pozwala to sprawnie, szybko i skutecznie zapanować nad firmową dokumentacją oraz uporządkować, zorganizować i zoptymalizować od podstaw związane z nią procesy biznesowe, w oparciu o ściśle zdefiniowane scenariusze biznesowe i procedury.
Szybki dostęp do dokumentów, z których jednocześnie może korzystać wiele, posiadających odpowiednie uprawnienia osób, usprawnia podejmowanie decyzji biznesowych, podnosi ich jakość oraz przyspiesza ich wykonanie. Wysokiej klasy workflow dokumentów realizowany za pomocą odpowiedniego oprogramowania pozwala natomiast na precyzyjne i bieżące monitorowanie każdego etapu realizowanych działań oraz raportowanie tych, które uległy przeterminowaniu lub wymagają dodatkowej weryfikacji, co umożliwia przede wszystkim zapobieganie błędom, przeoczeniom czy innym problemom, a jeśli już do nich dojdzie – szybkie wprowadzenie działań naprawczych, przywrócenie wadliwym procesom sprawności oraz skierowanie spraw na właściwe tory.
Innowacyjny system obiegu dokumentów i jego funkcjonalność
Za praktyczną realizację założeń elektronicznego obiegu dokumentów odpowiedzialne jest dedykowane oprogramowanie informatyczne dla biznesu. System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System), bo to właśnie o nim mowa, to specjalistyczne oprogramowanie IT dla biznesu stworzone w celu ułatwienia firmom i organizacjom codziennej pracy z dokumentacją elektroniczną.
Nowoczesny system obiegu dokumentów posiada rozbudowaną funkcjonalność, która może zostać precyzyjnie dostosowana do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy oraz jej wymagań. Najwyższe standardy w zakresie ochrony danych przed przypadkową utratą oraz dostępem nieuprawnionych osób, podnoszą poziom bezpieczeństwa i minimalizują lub eliminują szereg podatności związanych z pracą z dokumentacją; z kolei audytowalność pozwala na sprawne kontrolowanie i monitorowanie przepływu dokumentów w całej organizacji.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi informatycznych klasy DMS, ale tylko najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane z nich oparte są również na tak innowacyjnych technologiach i mechanizmach jak m. in. silnik workflow, uczenie maszynowe (ML), sztuczna inteligencja (AI), automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), inteligentne rozpoznawanie znaków (OCR), podpis cyfrowy i inne – w tym także unikalne, autorskie – rozwiązania. Po tego typu rozwiązania warto sięgnąć, gdyż ich wdrożenie zapewni firmie długoterminowe korzyści biznesowe oraz szybki i wymierny zwrot z inwestycji (ROI).
Innowacyjne platformy low-code z funkcjonalnością systemów DMS
Na szczególną uwagę wśród dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu narzędzi informatycznych dedykowanych zarządzaniu dokumentacją zasługują prawdziwie innowacyjne, pracujące w oparciu o najnowsze technologie w zakresie dostarczania aplikacji dla biznesu, platformy low-code. Pozwalają na szybkie i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania (lub z jego minimalnym wykorzystaniem), co pozwala firmie uniezależnić się od usług konkretnych zespołów deweloperskich, ograniczyć wydatki związane z obsługę informatyczną, a przede wszystkim przyspieszyć i ułatwić dostarczanie narzędzi IT dla użytkowników biznesowych. A jednymi z najpopularniejszych scenariuszy biznesowych, które są optymalizowane i usprawniane w ten sposób, są właśnie procesy silnie związane z obiegiem dokumentów i przepływam zadań z nim związanych – szczególnie, gdy w grę wchodzą masowe ilości dokumentów i szereg prostych, powtarzalnych (a przez to nużących i podatnych na tzw. błędy ludzkie) czynności. Z pomocą przychodzi tu wtedy nie tylko digitalizacja dokumentów, ale również automatyzacja zarówno przepływu zadań związanych z pracą z dokumentacją, jak i wykonywania niektórych czynności, elementów w tym zakresie (np. inteligentny OCR).
Dobre platformy low-code (niskokodowe, niskiego kodu) to nie tylko pełny zakres funkcjonalności związanej z budowaniem aplikacji biznesowych, automatyzacją i optymalizacją procesów, workflow oraz zarządzaniem dokumentacją elektroniczną. Powinny one również charakteryzować się wysoką elastycznością tj. umożliwiać łatwe i szybkie (a przez to tanie!) wprowadzanie potrzebnych modyfikacji i usprawnień w czasie rzeczywistym, z natychmiastowym rezultatem. Pozwala to na sprawne i efektywne wdrażanie nowych reguł, procedur i polityk oraz realizowanie procesów biznesowych na jeszcze wyższym poziomie poprzez stopniowe wprowadzanie kolejnych ulepszeń pod kątem dynamicznie zmieniających się potrzeb firmy i aktualnej sytuacji rynkowej.
