Żyjemy w czasach ciągłego postępu informatyzacji za sprawą którego coraz więcej rzeczy w naszym otoczeniu zamienia się miejscem ze sprzętem elektronicznym. Mimo tych ciągłych zmian jakich doświadczamy niemal co roku niektóre rzeczy pozostają niezmienne. W obecnym biurze mimo zaawansowanego sprzętu, który pozwala ograniczyć zużycie papieru dalej niezbędne są podstawowe narzędzia do pracy w biurze. To bez czego nie obędzie się żadne biuro to na pewno zszywacz, bloczki do notowania, spinki do mniej ważnych dokumentów. Takie jak te elementy biura pozwalają zachować nie tylko porządek na miejscu pracy, ale również usystematyzować pracę osób pracujących tam. Do dzisiaj mimo postępu technologii niezbędne są wersje papierowe pewnych zaświadczeń i dokumentów dlatego też kolejną ważną rzeczą są oczywiście koszulki na dokumenty jak i segregatory.
Bez tych wszystkich różnych elementów działanie biura mogłoby być bardzo utrudnione i na pewno nie tak efektywne jak ma się to w dzisiejszych czasach.
Jakie segregatory wybrać do biura?
Rodzaj segregatorów jakie wybieramy do przechowywania naszej dokumentacji jest bardzo ważny głównie ze względu szybkości szukania dokumentów. Istnieją różne rodzaje segregatorów przeznaczone dla innego użytkownika. Najbardziej uniwersalnym rodzajem segregatorów są te z szerokim grzbietem umożliwiającym umieszczenie tam informacji do jakiego rodzaju dokumentów został on przygotowany. Innym rodzajem segregatorów są te węższe, które nie posiadają szerokiego grzbietu i mimo tego że nie są tak pojemne to idealnie nadają się do przechowywania akt osobowych pracowników, lub pojedynczego pracownika. Ten rodzaj segregatora nie zajmuje tak dużo miejsca i pozwala na schowanie go nawet do szafki, gdzie nie będzie widoczny dla każdego. Innym rodzajem przechowywania dokumentów są teczki, mimo że nie należą do segregatorów to spełniają dokładnie tą samą funkcję. Zaletą segregatorów jest ich bardzo niewielki rozmiar jak i prosty format, który pozwala je schować do szuflady i posortować alfabetycznie.
Jaki zszywacz do biura?
Zszywacz to mimo tego że jest bardzo niepozornym narzędziem biurowym bardzo ułatwia pracę i pozwala zachować porządek w dokumentach. Bez zszywaczy na pewno wiele czasu pracownicy tracili by po godzinach na porządkowanie dokumentów. Wybór dobrego zszywacza to podstawa, ponieważ zakup małego nieporęcznego narzędzia bardzo szybko odbije się na wydajności pracy biurowej a także ulegnie zniszczeniu. Kupując zszywacz zwróćmy uwagę na jego wielkość, oraz materiał z jakiego jest wykonany. aby był w stanie wytrzymać lata intensywnej pracy biurowej. Wielkość zszywacza nie powinna być zbyt duża aby pewnie trzymał się w dłoni pracownika biurowego. Jeżeli w naszej firmie zatrudniamy głównie Panie, również powinniśmy wziąć to pod uwagę przy wyborze urządzenia do pracy. Zszywacz to generalnie jednorazowy zakup, który posłuży nam przez 2-3 lata bez zniszczeń a jego koszt też nie jest zaporowy. Zakup kilku zszywaczy dobrej jakości do biura to inwestycja w jego efektywność.
Pozostałe artykuły biurowe.
Do innych narzędzi biurowych należą przede wszystkim spinacze, notesiki, tablice korkowe, bloczki z przyklejonymi karteczkami. Wszystkie artykuły biurowe usprawniają i ułatwiają pracę w biurze pracownikom dzięki czemu zwiększają jego wydajność. Jakie funkcje spełniają poszczególne narzędzia biurowe w firmie?
- Bloczki z karteczkami
Pozwalają szybko zapisać ważne informacje i umieścić je w miejscu w którym na pewno będziemy o nich pamiętali. Bloczki przydają się głównie do rzeczy poza grafikiem, takich nietypowych zadań które otrzymaliśmy już w trakcie wykonywanej pracy. Pozwalają one zapisać ważne informacje przekazane przez klienta za pośrednictwem telefonu i umożliwić szybki do nich powrót podczas telefonu zwrotnego.
- Notes/kalendarz
To bardzo uniwersalne narzędzie pozwalające na długoterminową systematyzację zadań, które musimy wykonać. Zarówno notes jak i kalendarz pozwalają nam zapisać zadania oddalone w przyszłości tak aby nie zaprzątać sobie głowy nimi teraz, oraz szybko do nich wrócić w przyszłości. Przy dużej liczbie zadań pozwala prawie natychmiast przypomnieć sobie szczegóły dotyczące sprawy, którą mieliśmy się zająć.
- Spinacze
Coraz rzadziej używane narzędzie jednak cały czas na czasie. Spinacze pozwalają skompletować ważne dokumenty w jedne pakiety a następnie zarządzać nimi dowolnie wedle uznania. Są prostszą alternatywą dla spinacza jednak nie tam bardzo efektywną dlatego też przydają się głównie do użytku doraźnego. Spinacze są bardzo tanie można ich używać wiele razy a gromadzić na specjalnych podkładkach magnetycznych. Używanie ich pozwala bardzo ułatwić pracę biurową
Wszystkie wymienione artykuły biurowe ułatwiają, usprawniają, oraz porządkują pracę biurową i w dłuższej perspektywie czasu pozwalają zachować ład i wydajność. Bez części z nich na pewno praca biurowa byłaby mocno utrudniona a czasami nawet niemożliwa. Dobre wyposażenie biura to podstawa do efektywnej pracy!
