Świat biznesu w ciągu ostatnich lat bardzo się rozwinął. Pandemia COVID-19 również dołożyła swoją cegiełkę do procesu cyfryzacji przedsiębiorstw. Spotkania odbywają się online, pracownicy częściej pracują z domu, a do zawarcia umowy dochodzi zdalnie. Narzędzi do podpisywania umów jest wiele. W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób skutecznie usprawnić działanie firmy poprzez podpisywanie umów zdalnie.
Jakie umowy mogą zostać podpisane zdalnie?
Kodeks cywilny wprowadza zasadę swobody zawierania umów i możliwości wybrania jej formy. Tylko niektóre czynności cywilnoprawne posiadają zastrzeżoną formę są to m.in. umowa zawiązująca spółkę kapitałową czy sprzedaż nieruchomości. Mimo to, najczęściej wybieranym sposobem jest forma pisemna. Taką formę w znakomitej większości przybierają umowy pomiędzy kontrahentami czy klientami, a tym bardziej osobami fizycznymi. Aby umowa w takiej formie była skuteczna musi zostać opatrzona własnoręcznym podpisem stron. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie aby w tym celu wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny lub nawet samą weryfikację stron. Wówczas zamiast z tradycyjną formą pisemną mamy do czynienia z formą elektroniczną lub dokumentową. Umownik umożliwia w ten sposób zawarcie wielu różnych umów w tym również darowizny, umowy zlecenia czy nawet umowy spółki cywilnej.
Zdalne podpisanie umowy – ułatwienie dla biznesu
Najłatwiejszym sposobem zdalnego podpisania umowy jest skorzystanie z serwisu umownik.pl. Tylko to rozwiązanie umożliwia zawarcie umowy bez konieczności potwierdzania jej podpisem kwalifikowanym. Wystarczy uwierzytelnienie obu stron umowy za pomocą numeru PESEL lub NIP, a także zdjęcia selfie. Taki sposób zawarcia wywołuje skutki prawne na podstawie artykułu 73 i następnych Kodeksu Cywilnego. Umowa zawarta przez umownik ma formę dokumentu i jest w pełni legalna i bezpieczna. Tym sposobem zawierać umowy mogą zarówno osoby fizyczne jak i przedstawiciele spółek lub jednoosobowe działalności gospodarcze. Co ważne, Umownik umożliwia bezpieczne przechowywanie danych zgodnie ze standardami Unii Europejskiej, a każdy dokument opatrzony jest indywidualnym kodem systemowym oraz kodem QR, który umożliwia sprawdzenie autentyczności dokumentu.
Innym sposobem jest posługiwanie się podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub profilem zaufanym. W ten sposób dokument może być podpisany przez jedną lub kilka osób.
Posiadanie podpisu elektronicznego jest znacznie bardziej skomplikowane, lecz umożliwia podpisanie dokumentów bez konieczności ingerencji zewnętrznych stron WWW. Jednak aby dwie strony skutecznie podpisały umowę podpisem elektronicznym, obie muszą posiadać certyfikat, co często nie sprawdza się w przypadku zawierania umów z klientami, lub mniejszymi kontrahentami, którzy nie mają potrzeby posiadania kwalifikowanego podpisu ani jego czytnika.
